ОЦІНЮВАННЯ ЕФЕКТИВНОСТІ ВПРОВАДЖЕННЯ АВТОМАТИЗОВАНИХ СИСТЕМ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

Анотація

Розглянуто проблему оцінювання ефективності впровадження автоматизованих систем електронного документообігу в сучасних організаціях. Виокремлено основні групи факторів, що впливають на результативність функціонування систем, зокрема потреби організації, технічні можливості, організаційні чинники, людський фактор та рівень автоматизації діяльності. Потреби організації визначають мотиваційне підґрунтя впровадження електронного документообігу. Вони відображають об’єктивні завдання з підвищення продуктивності праці, зниження витрат часу на рутинні операції, усунення дублювання управлінських процедур та створення умов для більш раціонального розподілу ресурсів. Технічні можливості формують технологічне середовище функціонування системи. Вони охоплюють доступність сучасної комп’ютерної техніки, розвиток телекомунікаційних мереж та забезпеченість спеціалізованим програмним забезпеченням. Організаційні чинники відображають здатність підприємства інтегрувати нові технології в існуючу систему управління. Значний вплив на ефективність функціонування системи має також людський фактор, що охоплює як професійну підготовку персоналу, так і задоволення потреб користувачів. Автоматизація діяльності вказує на функціональне навантаження системи і визначає її практичну цінність для організації.

Проведено багатокритеріальне оцінювання із застосуванням вагових коефіцієнтів за трьома рівнями важливості — низьким, середнім і високим. Наведено таблицю порівняльної важливості факторів. Встановлено, що ключовим чинником ефективності є технічні можливості, тоді як друге місце за важливістю займають потреби організації.